Octubre 2024
En la Gaceta Oficial No. 42.987, de fecha 17 de octubre de 2024, se publicó la Providencia N° 525, mediante la cual se implementa la aplicación de medios electrónicos y biométricos para la prestación del Servicio Público Registral y Notarial (la “Providencia”). A continuación, los aspectos más relevantes de la misma:
- Objeto: La Providencia tiene como objetivo regular la implementación de medios electrónicos en los procesos del Servicio Autónomo de Registros y Notarías (“SAREN”). Busca optimizar los servicios de registro y notaría mediante el uso de análisis biométrico para verificar la identidad de los usuarios. Adicionalmente, establece que los medios electrónicos deben cumplir con los principios y lineamientos de las tecnologías de información en el sector público, con el fin de mejorar la gestión pública y los servicios ofrecidos a la ciudadanía.
- Datos de los Usuarios: El SAREN garantizará que los medios electrónicos para la comprobación biométrica dactilar de identificación de los usuarios permitan la aplicación de informática forense para identificar, analizar y presentar los datos tratados. Además, la solución electrónica debe ser interoperable, tener prospectiva tecnológica y asegurar la información, respetando los principios de confidencialidad, integridad, privacidad y disponibilidad.
- Implementación de comprobación biométrica dactilar: Los medios electrónicos para la comprobación biométrica dactilar del SAREN deberán proteger el honor, la vida privada, la intimidad, la confidencialidad y la reputación de las personas, cumpliendo con las limitaciones legales. Se garantizarán la integridad, confidencialidad, autenticidad y disponibilidad de la información, así como la preservación de documentos electrónicos, siguiendo las normas del órgano competente en seguridad de la información.
- Cesión de datos: El sistema de biometría dactilar solo podrá utilizar elementos de identificación para los procedimientos del SAREN, sin ceder los datos a terceros ni usarlos para otros fines, ya que son considerados datos personales de acceso restringido, excepto aquellos sujetos a publicidad registral o notarial.
- Interoperabilidad con el SAIME: Se implementará un examen biométrico de las crestas dactilares, junto con un registro fotográfico y firma electrónica, para validar la identidad de los otorgantes de actos jurídicos en registros y notarías. Para el otorgamiento de actos jurídicos, el SAREN utilizará la base de datos del Servicio Administrativo de Identificación, Migración y Extranjería (“SAIME”) en línea, sin crear un archivo propio. Solo se archivarán las trazas que individualicen el trámite, como la fecha y hora.
- Objeción del cotejo: Si un otorgante es objetado durante el proceso de cotejo biométrico debido a discrepancias en su huella dactilar con la base de datos del SAIME, se iniciará un proceso de remediación con personal calificado del SAREN. Una vez verificada la identidad, se procederá al otorgamiento del acto jurídico solicitado. Si la objeción persiste tras la remediación, el Registrador o Notario revisará la cédula de identidad del otorgante y, si corresponde, validará la identidad y continuará con el procedimiento. En este caso, el otorgante deberá firmar y estampar sus huellas dactilares en el documento, y el Registrador o Notario dejará constancia en la nota de otorgamiento, salvo que haya un impedimento justificado.
- Proceso de improcedencia de validación de la identidad: Si la validación de la identidad es improcedente, el Registrador o Notario emitirá un acto motivado que explique las razones para negar la inscripción del acto o negocio jurídico. Este acto motivado se notificará al interesado, quien podrá recurrir administrativamente o a través de la vía contencioso-administrativa, según lo estipulado en la Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos.
- Firma digital: En los actos y negocios jurídicos del SAREN que requieran la voluntad y firma del otorgante, se implementará la firma manuscrita digital con las siguientes condiciones:
- La firma deberá realizarse de forma presencial ante el funcionario competente, garantizando libertad contractual y seguridad jurídica.
- La firma será ejecutada por el otorgante en un medio electrónico que capturará y estampará los trazos de manera inmediata en los documentos.
- La captura electrónica de la firma tendrá las mismas garantías que la firma en medio húmedo, asegurando fidelidad, exclusividad y rapidez en su incorporación.
- La firma será exclusiva para el acto jurídico, y el SAREN solo archivará las trazas de fecha y hora del otorgamiento.
- En el documento y en el acta registral se especificará la condición de cada otorgante y la localización de las trazas. La suscripción se realizará mediante firma manuscrita digital o, excepcionalmente, mediante tinta.
- Implementación y entrada en vigor: La implementación de medios electrónicos de biometría dactilar se realizará de manera progresiva, comenzando en las notarías públicas de la región capital y expandiéndose a otras oficinas notariales y registrales a nivel nacional. Esta Providencia Administrativa entrará en vigencia a partir del 17 de octubre de 2024, es decir desde su publicación en la Gaceta Oficial.
El presente boletín representa una descripción general de la Providencia y no constituye una opinión legal dirigida a atender una situación específica. En caso de dudas o comentarios o para mayor información, contactar a InterJuris Abogados (www.interjuris.com) +58 (212) 750 1200.
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